インターネット活用研究（インターネットの徹底活用/インターネットで儲ける）

メモ帳を120%活用して知的生産力アップ

おじさんが社会人になった頃は、オフィスにパソコンなんてなかった。一人に1台なんて夢のまた夢。
部にワープロ1台すらなかった。はじめて部でパソコンを購入してワープロとして使えようようになった
時、そりゃたいへんでしたよ。課長が朝から晩まで報告書づくりに独占して。いや、朝早くから課長が
出社してるなーと思うと、社内の報告書だけでなく、ご近所への回覧板もそのワープロでせっせと
作っていた・・ものです。そんな時代、報告書はもちろん手書き。みなさん、手書きの報告書で
５０枚とかいう報告書を作成したことがありますか。３０歳くらいの人はもうないんじゃないかな。

手書きの報告書では知的生産性低いですよ。単語1個書き換えるくらいなら、消しゴムでけして書き換える
（ボールペンで作成したときは、修正液で修正）ということですみますが、章立てを変更する、大幅に
加筆訂正するとなったら、いちから書き直しですから。
報告書の原案をつくった後、先輩の係長に直され、書き直し、それを課長にあげて、課長に修正され
書き直し、最後部長にあげて、修正され書き直し、そりゃ報告書つくるのはたいへんな作業でした。

パソコンが登場してでエディタ（とかワープロ）が使えるようになって知的生産性は大幅に向上しました。
なんといっても、削除や追加、カット＆ペーストが自由にできるし、他の文章からぱくってきてそのまま
貼り付けも自由にできる。
構想がまとまらなくても、書けるところから、思いついたネタをどんどん書いて、あとで付け足したり、
引いたり、入れ替えたりしているうちに、なんとなく原型ができてしまうのだから、これは便利。
紙ではこういう芸当はできませんからねえ。

ということで、Windowsについているシンプルなエディタ「メモ帳」。これを120%活用して知的生産力を
あげる方法をまとめてみました。（おじさん含め、おじさんの先輩方の20年間の知恵の結晶です）

１　創造のためのツールとして使う。構想、アイデアがまとなってなくても、とりあえず思いついたことを書け
部長から、新企画の企画立案書を作れといわれました。しかし、はじめてのジャンルでアイデアもない。
そんな時、とりあえずおおまかなアイデア出し、構想組み立てのためにメモ帳を活用してみましょう。
昔、紙でやるアイデア出しの方法でＫＪ法（知ってますか）とかありましたが、メモ帳も、そういつたアイデア
出しのツールとして活用できます。メモ帳を創造のためのツールとして、アイデア出し、構想を組み立てる
という段階から活用してしまいましょう。とりあえず、思いついたこと、キーワードを思いついた順にどんどん
書いて（メモして）下さい。

一通り書き出したら、深呼吸して、まあゆっくりコーヒーでも一杯飲んでください。
それから、書き出したキーワード、走り書きの断片をざっと眺めて下さい。すぐに、キーワードや走り書き
の断片の中で、もっと付け加えたい事項が頭に浮かんでくるはずです。思い浮かんできたら、すぐに
加筆していきましょう。書いているうちに、新しいアイデアやキーワードも思いつくはずです。そしたら
それらも、新しいキーワード、断片として追加して下さい。

ある程度出し切ったら、章立てをしましょう。カット＆ペーストで、キーワード、断片を入れ替えて
報告書の大枠の章立てをしてみましょう。メモ帳だから簡単ですね。どうですか。これで、もう80%できたも
同然状態じゃないでしょうか。
あとは、他の資料をあたって数字データを拾ったり、という作業でまともな報告書に仕上げればいいだけです。
ちなみに、例えば、このページ「メモ帳120%活用して知的生産力アップ」は、一番最初は以下のようなキーワード、
断片あげ、そこから肉付けして書いて見ました。（まあ、この程度の文章ならいきなり書いても問題ないでしょうが）

その名も「メモ帳」ですから、おもいついたことをどんどんメモして知的創造のツールとして使いましょう。


２　保存する時のファイル名
紙の時代の話です。年間に何十、何百という報告書を苦労して作成しました。、それらの報告書はまず
机のなか、そして古くなると別の場所の文書保管庫に保存されました。
新たな報告書を作成する時に、そういえば、３年くらい前に作成したあの報告書に参考になることが書いて
あったんだけどなあ（あの報告書も３週間かけて苦労して作成したものだよなあ）、なんてことはよくある
ことですが、紙の報告書だと探すのが大変です。文書保管庫行きになったものは、探し出すのに、
総務に鍵を借りる　−＞脚立をどこかの部署で調達する（工務部とか）　−＞脚立にのって膨大なダンボール
の山から探し出す。てな具合になるので、下手すると半日がかりです。
これでは、知的生産性があがるわけないですよね。

その点、パソコンの中にデジタルデータとしてあれば、探し出すのはほんの数分です（きちんとフォルダ
整理して適切なファイル名をつけていればですが）
ということで、ポイントはフォルダをわかりやすい階層構造として整理しておく。わかりやすいファイル名を
つけるの２点です。たとえパソコンの中にあっても、めちゃくちゃなフォルダ構成で、適当なファイル名で
適当にほうりこんでおくと、探し出すのはめちゃたいへんです。下手すると半日コースかもしれません。

Windowsでは、長いファイル名がつけられますので、できるだけ内容をはっきりあらわしたファイル名を
つけておきましょう。せっかく作成した文書も、それがなんの文書かわからないファイル名だとあとで、検索
できません。また、ファイル名に作成日を　報告書Ａ040930.txt　のような感じでつけておくと便利です。
ファイルの作成日はＯＳも管理していて、Explorerでも確認できますが、ファイル名自体につけておくと
あとで必ず役にたちます。（おじさんたち20年の知恵の結晶です）
また、文書を書き直した時、同じファイル名のまま上書き保存してしまうこともありますが、古いバージョンも
全部残しておいて世代管理した方がたぶんいいです（おじさん20年の知恵の結晶です）　同じ日に、マイナー
バージョンアップした文書は　報告書Ａ040930v1.1.txtなどのようにバージョン番号などつけて管理しましょう。
プロジェクトが、企画、営業、開発、社外のチームなどから構成される場合、企画書が頻繁にバージョンアップ
されると思いますが、どのバージョンの文書を見ているかが重要になることが多いと思います。一人だけ違う
バージョンをみていて頓珍漢なコメントを出したなんてことはよくある話です。


３　単語の辞書登録とショートカットキー
メモ帳で文書を作成するとき、打ち込みスピードが遅くては話になりません。できればブラインドタッチで
手書きの2倍のスピードで作成できれば○です。

スピードアップのポイントとしては、ブラインドタッチはもちろんですが、長くてよく使う単語は辞書登録する
のが効果的です。例えば徳川家康をよく使うなら、「と」に徳川家康を登録します。”と”と打ち込んで変換
すれば”徳川家康”になるので超スピードアップです。長くて、よく使うものを”あ”から”ん”までに登録
するとかなり作成スピードがあがるでしょう。

もうひとつは、ショートカットキーの活用です。マウス操作でメニューをクリックして、切り取り、コピー、貼り付け
を選択するのはまだるこしくて、遅いです。
以下の作業はショートカッキーでやるようにしましょう。なれると速いです。
切り取り　Ctrl + X
コピー　　Ctrl + C
貼り付け　Ctrl + V
検索　　　Ctrl + F


４　メモ帳便利機能
メモ帳の「編集」に「日付と時刻」というメニューがあります。（ショートカットキーは”F5”）
これをつかうと、現在時刻がメモ帳に書き込まれまれます。
日記帳的な使いかたとしては、便利な機能です。

またメモ帳の最初の行に　.LOG と記述して上書きしていくと、そのファイルを開く度に、開いた日時が
自動的に最後の行に挿入されます。日記として使うなら便利な機能です。

あとは、ご存知の「検索」機能の活用でしょうか。デジタルデータならではの知的生産力アップの機能です。


５　あとがき
Windowsにおまけのようについている、メモ帳。みなさんに使われているのか、いないのか知りませんが、
おじさんは重宝しています。なんといっても、紙の時代に比べればすごいツールです。
みなさんもメモ帳をフルに活用して、知的生産力をアップして下さい。



TopPage